bonit.at Software Hotel Grundeinstellungen

Mit den Grundeinstellungen konfigurieren Sie BONit Hotel® Professionell & Web nach Ihren Bedürfnissen.
Diese Grundeinstellungen sind sehr wichtig und sollten sorgfältig gewählt werden. Einige Einstellungen können zwar nachträglich geändert werden, nur bedeutet dies einen erhöhten Aufwand, da viele Einstellungen voneinander abhängig sind. Am Einfachsten gehen Sie die Einstellungen in der Reihenfolge wie unten beschrieben durch.


Aufrufen der Grundeinstellungen
Wählen Sie im Menü 'Datei' den Menüpunkt 'Grundeinstellungen aus.



(L): Alle Funktionen die in Folge mit einem 'L' in Klammer (L) markiert sind, kennzeichnen lokale Einstellungen. Das bedeutet, diese Einstellungen müssen auf jedem im Netzwerk verbundenen Computer separat vorgenommen werden da diese Einstellungen nur für den lokalen Computer gelten.

Karteikarte Grunddaten
Hier werden Angaben zur Firma, Land, Steuersatz, Kurtaxe, Mitarbeiter und Artikelstamm getroffen, sowie der Formular Designer aufgerufen.

Anschrift und Grunddaten (L):
Datenfelder für Ihren Firmennamen und Firmenadresse. Diese Daten finden Sie auf den Berichten und am Hauptschirm von BONit Hotel® Professionell & Web wieder. Im ersten Feld sollte der Firmenname (z.B. "Hotel XY GmbH") und im zweiten Feld die Adresse (z.B. "Musterstrasse 1, 1234 Musterstadt") stehen.

Land, Steuersätze (L):
Klicken Sie rechts neben der Länderflagge auf die für Ihr Land zutreffende Schaltfläche. Es werden die zur Zeit gültigen Mehrwertsteuersätze übernommen. Die 'Schweizer Rundung' rundet den Endbetrag der Gästerechnung, wie gesetzlich in der Schweiz vorgeschrieben, auf 5 Rappen.

Ortstaxeneinstellungen (L):
Sie können die Orts- bzw. Kurtaxe als Fixpreis oder als Prozentwert (Berechnungsbasis bei Prozentwert ist der Nächtigungs- bzw. Arrangementpreis netto). Die Ortstaxe wird normalerweise als eigene Zeile angedruckt außer:
a) Wenn die Funktion 'Ortstaxe / Kurtaxe ist bereits im Zimmerpreis enthalten' aktiviert wird. Dann wird die Ortstaxe nur als Zusatzinfo mit der Nächtigung angedruckt (ohne separaten Preis).
b) Wenn die Funktion 'Kurtaxe nicht auf der Rechnung ausweisen' aktiviert wird. Dann wir die Ortstaxe auf der Rechnung gar nicht angedruckt.
Im Datenfeld 'Höhe der Ortstaxe für Kinder (Fixpreis)' können Sie eine für Kinder geltenden separate Ortstaxe eingeben. Die Ortstaxe wird automatisch, lt. eingegebner Anzahl im Datenfeld 'Kinder' bei der Reservierung, berechnet.

Benutzerberechtigungen (L):
Wenn Sie die Funktion 'Benutzeranmeldung beim Start ist erforderlich (L)' aktivieren, muss bei jedem Start die Benutzerberechtigung eingegeben werden. Andererseits bleiben Sie immer mit dem ersten Benutzer im System angemeldet.

Anlegen und ändern von Benutzern:
Klicken Sie in die zu bearbeitende Zeile 1 bis 150 und nehmen Ihre Eingaben bzw. Änderungen in den Datenfeldern darunter vor. Mit 'ändern' speichern Sie Ihre Eingabe, mit 'löschen' können Sie Einträge entfernen.
Datenfeld Berechtigung:
1 Manager (Administrator-Rechte > alle Funktionen möglich)
2 Stellvertreter (darf keine Grundeinstellungen ändern)
3 Mitarbeiter (darf nur Buchungen anlegen und normale Rezeptionstätigkeiten durchführen)
0 gesperrter User

Fingerprint einlernen:

Anstatt eintippen eines Codes, kann die Benutzeridentifikation auch über einen Fingeprint-Reader erfolgen.
Für das Einlernen und Löschen eines Fingers folgen Sie einfach den Erklärungen im Fenster.

Anfragen-Erinnerung nach (L):
Wenn Sie eine Buchung erstellen und als Flag "reserviert" oder "angefragt" hinterlegen (also noch keine definitive Buchungsbestätigung), dann werden die "Buchungsbalken" am Belegungsplan dunkelblau dargestellt, sobald an diesen innerhalb der von Ihnen eingestellten Zeitspanne keine Änderungen vorgenommen wurde.

Artikelstamm bearbeiten
Für den Zusatzverkauf und den Rezeptionsverkauf können Sie alle Artikel verwenden die im BONitSuite Professionell Artikelstamm angelegt sind. Haben Sie auf demselben Computer bzw. Netzwerkverbund BONitSuite Professionell installiert, dann "teilen" Sie sich den Artikelstamm mit BONitSuite Professionell. Wenn Sie kein BONitSuite Professionell auf diesem Computer verwenden, dann können Sie alle Artikel für BONit Hotel® Professionell & Web verwenden.
Hier können Sie neue Artikel anlegen oder vorhandene bearbeiten. Bitte beachten Sie aber, dass Sie Artikel die Sie in der Gastronomiekasse benötigen nicht löschen oder überschreiben.

Um zum Beispiel einen Artikel "Minibar Cola" anzulegen gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Geben Sie rechts oben eine freie Artikelnummer (PLU) ein und drücken Sie "Enter". Wenn der Artikel noch nicht existiert, dann werden Sie gefragt ob Sie den Artikel neu anlegen möchten. Wählen Sie hier "ja".
2. Nun geben Sie bei "Bezeichnung die Artikelbezeichnung ein
3. Bei "VK inkl. MwSt. 1" geben Sie bitte den Brutto-Artikelpreis ein
4. Wählen Sie den Mehrwertsteuersatz und die Artikelgruppe
5. Bei Lieferant können Sie optional einen Lieferanten wählen (derzeit keine Funktion)
6. Bei "Schnellauswahl" können Sie einen Suchbegriff eingeben. Zum Beispiel "Minibar" "TV", "Telefon". Diese Schnellauswahl ist analog zur Funktion beim Zusatzverkauf (siehe nächster Screenshot). Damit haben Sie rascher Zugriff auf bestimmte Artikel (z.B. Minibar-Artikel) und müssen nicht durch den kompletten Artikelstamm blättern.

Wichtig: Obwohl hier der Artikelstamm von BONitSuite Professionell verwendet wird, findet weder eine Lagerbuchung statt noch wird in BONitSuite Professionell irgend etwas verbucht. BONit Hotel® Professionell & Web liest nur diese Artikelinformationen.



Bild links: Schnelltastenbezeichnung beim Zusatzverkauf

Formular Designer
Die Anleitung zum erstellen Ihrer Formulare finden Sie auf der hier: Formulardesigner.

Karteikarte Kategorien
Sie können hier Ihre Zimmerkategorien definieren und zu jeder dieser Kategorien beliebig viele Zimmerpreise für bestimmte Zeiträume eingeben. Geben Sie hier auch an ob Ihre Preise pro Zimmer oder pro Gast gelten.

Kategorienamen umbenennen:
Klicken Sie auf das Schloss-Symbol ( ) und geben nach der erscheinenden Sicherheitsabfrage den gewünschten Text ein. Wenn Sie den Kategoriennamen komplett rauslöschen, dann können Sie diese Kategorie nicht an Zimmer vergeben und die Kategorie wird auch im Online Buchungs Modul nicht als Wahlmöglichkeit vorgeschlagen. Ändern Sie bitte keinesfalls den Kategoriennamen, wenn Sie diesen bereits Zimmern zugeordnet haben (wenn doch, dann bitte die Zuordnungen Zimmer zu Kategorie wieder neu definieren).

Zimmerpreis hinzufügen:
Tragen Sie in den beiden Datumsfeldern das gewünschte Datum ein. Definieren Sie im Anschluss im Datenfeld 'Preis' den gewünschten Zimmerpreis und klicken dann auf die Schaltfläche 'neu'.

Zimmerpreise ändern:
Klicken Sie auf den Eintrag den Sie ändern möchten. Nun nehmen Sie die gewünschte Änderung in den beiden Datumsfeldern und/oder im Datenfeld 'Preis' vor und klicken im Anschluss auf 'ändern'.

Zimmerpreise löschen:
Markieren Sie den gewünschten Datumseintrag und klicken anschließend auf die Taste 'löschen'. Es muss auf jeden Fall immer mindestens ein Eintrag vorhanden sein - andernfalls werden Sie vom Programm darauf hingewiesen.

Preise pro Zimmer oder pro Person:
Wählen Sie hier das für Ihren Betrieb zutreffende. Bitte beachten Sie aber, dass bei Verwendung des Online Buchungs Modules "pro Person" gewählt ist, da es sonst zu Fehlkalkulationen in Verbindung mit Verpflegungsleistungen (mit Aufpreis) kommen könnte.

Karteikarte Zimmer
Nachdem Sie die Kategorien definiert haben, müssen Sie nur noch Ihre Zimmer definieren.

Anzahl an angezeigten Zimmer (L):
Tragen Sie im Datenfeld recht oben die Gewünschte Zimmeranzahl ein und klicken Sie auf "Zimmerdaten speichern". Sie können aus optischen Gründen auch mehr Zimmer anzeigen lassen als Sie eigentlich haben, solange Sie die nicht verwendeten Zimmer einfach nicht anhaken. Somit haben Sie auch einige Zusatzzeilen für "Überbuchungen" sichtbar, welche jedoch nicht für die Auslastungsübersicht verwendet werden.

Zimmerliste bearbeiten:
Klicken Sie in die Zeile des gewünschten Zimmers (Die Zeile wird blau markiert) und geben Sie Ihre Daten in den Feldern unten ein. Anschließend klicken Sie auf 'Zimmerdaten speichern'.
Nr.: Hier geben Sie Ihre Zimmernummer ein. Dies kann z.B. "101" "R101" oder ähnliche Bezeichnungen sein (Nummern empfohlen.)
Zimmernummer/Bezeichnung: Hier geben Sie die Bezeichnung "Turmsuite" oder ähnliches ein
Kategorie: Wählen Sie hier die entsprechende Zimmerkategorie (die Sie zuvor definiert haben)
Mehrpreis: Hier können Sie für jedes Zimmer einen individuellen Mehrpreis eingeben, welcher zum normalen Kategoriepreis addiert wird. Dies kann z.B. für ein Zimmer der Kategorie "Doppelzimmer" sein, welches über Seeblick verfügt und daher z.B. 3 Euro mehr kostet.
Bemerkung: Hier können Sie Zusatzinformationen zum Zimmer hinterlegen. Diese sehen Sie im Belegungsplan wenn Sie mit der Maus über den Zimmernamen fahren (im ToolTipText) und wenn Sie auf den Zimmer-Reinigungs-Status klicken (farbige Kästchen rechts neben dem Zimmernamen am Belegungsplan).
Bettenanzahl: Geben Sie die maximal mögliche Bettenanzahl für dieses Zimmer ein (inkl. Zusatzbett-Möglichkeiten). ACHTUNG: Bei der Online Buchungsplattform werden pro Zimmer immer 2 Personen gerechnet (außer Einbettzimmer), egal wie viele Betten Sie hier eingeben.

Zimmereintrag deaktivieren:
Klicken Sie in die Zeile des gewünschten Zimmers (die Zeile wird blau markiert) und klicken Sie dann auf 'Zimmereintrag deaktivieren'. Das entsprechende Zimmer wird auf dem Belegungsplan nicht mehr dargestellt und wird auch für z.B. Auslastungsberechnungen nicht mehr berücksichtigt. Sie können aber auch einfach das Häkchen in der Liste abwählen (oder natürlich wieder aktivieren).

Karteikarte System
Hier werden grundlegende Systemeinstellungen festgelegt.

Ansicht Belegungsplan (L):
Hier können Sie die Farben für den Belegungsplan nach Ihren Wünschen gestalten. Mit "Standard wiederherstellen" wird die Grundeinstellung der Farben wieder hergestellt.

Anwendungspfade:
In diesem Ordner befinden sich die Daten für die Hotelsoftware. Wenn Sie einen einzigen Computer verwenden, dann lassen Sie dieses Feld bitte unberührt. Wenn Sie einen Netzwerkverbund haben, dann geben Sie hier den Pfad zum Datenverzeichnis auf dem Hauptcomputer an. Wenn Sie auf "ändern" klicken gelangen Sie in eine Ordnerauswahl, wo Sie die Datei server.xtz im freigegebenen bonitsuite Verzeichnis wählen. Bei Netzwerkbetrieb müssen Sie jeder Installation auch noch eine Stationskennung vergeben. Dazu verwenden Sie die Funktion ganz rechts. Bitte geben Sie unbedingt bei jeder Station eine eigene Kennung an und verwenden Sie maximal 3 Rechner im Verbund, da es sonst zu Datenverlusten führen kann.

Systeminformationen (L):
Zeigt Ihnen grafisch die Performance des Computers hinsichtlich Festplattenspeicher und Leistung an. Mit einem Klick auf "Mehr" bekommen Sie erweiterte Informationen über Ihre Rechnerausstattung. Ist die Speicherauslastung rot, dann haben Sie entweder zu wenig Speicher in Ihrem Computer oder zu viele Anwendungen parallel laufen. Die Performance wird sich in einem solchen Fall erheblich verringern.

Weitere Einstellungen (L):
Bei Netzwerkbetrieb müssen Sie jeder Installation auch noch eine Stationskennung im Netzwerk vergeben. Bitte geben Sie unbedingt bei jeder Station eine eigene Kennung an und verwenden Sie maximal 3 Rechner im Verbund, da es sonst zu Datenverlusten führen kann. Eine detaillierte Anleitung für die Netzwerkinstallation finden Sie hier: Netzwerkverbund.

Bei Aktivierung der Funktion 'Checkin Popup unterdrücken' wird das Infofenster beim Einchecken nicht angezeigt.

Ist die Option 'Berichte vorzugsweise mit externem Viewer öffnen' aktiviert, so werden ALLE Berichte mit einem externen PDF-Viewer (Adobe Acrobat Reader empfohlen) geöffnet. Ist diese Funktion deaktiviert, dann werden EINIGE Berichte aus Geschwindigkeitsgründen mit dem internen PDF-Viewer geöffnet. Bei entsprechend leistungsfähigen Computern empfehlen wir diese Funktion zwecks Komforterhöhung zu aktivieren.

Mit dem Button 'Vorlagen-Scanner auswählen' legen Sie das Gerät fest von dem Sie Gästedaten direkt in die Gästekartei einlesen möchten. Der Scanner muss über eine TWAIN Schnittstelle verfügen (das sind die meisten Flachbettscanner oder auch Webcams).

Kassenanbindung (L):
Diese Funktion wird hier ausführlich erklärt: Kassenanbindung

Karteikarte Leistungen
Leistungen sind zum Beispiel Verpflegungsleistungen (Frühstück, Halbpension ..) oder Zusatzleistungen (Liftkarte, Eintritte, etc ..).

Klicken Sie in die Zeile die Sie bearbeiten möchten, geben Ihre Daten in den Datenfeldern unterhalb der Liste ein und klicken dann entsprechend auf 'Speichern' bzw. 'Löschen'. Bei Änderungen klicken Sie wieder die gewünschte Zeile an, geben Ihre Daten ein und klicken dann auf 'Speichern'. Geben Sie immer den korrekten Steuersatz für die Leistung an, damit die Finanzfunktionen einwandfrei funktionieren. Sie können auch noch angeben ob die Leistung pro Person oder pro Zimmer gerechnet werden soll.

Zusatzleistungen können bei der Anlage einer Reservierung/Buchung gleich mit dazu gebucht werden. Dies unterscheidet Zusatzleistungen von Zusatzverkäufen (wo Sie z.B. Minibar-Artikel oder sonstiges dazuverkaufen können).

WICHTIG: Bitte lassen Sie keine leeren Einträge zwischen den Verpflegungsarten und Zusatzleistungen - das würde zu einem Fehler führen.
Wenn Verpfegungsarten und Zusatzleistungen schon gebucht wurden, dürfen Diese hier niemals verschoben oder geändert werden.

Karteikarte Codes / Reset
Hier können Sie Marketingcodes festlegen und eingegebene Daten löschen (nur MANAGER/ADMINISTRATOR).

Marketing Codes:
Hier legen Sie die für Sie wichtigen Marketingcodes (3 Buchstaben-Codes), welche Sie der Reservierung zuordnen können (und in weiterer Folge auch auswerten können), fest.

Datenbanken:
Die Funktionen auf der rechten Seite können nur dann genutzt werden, wenn Sie zuerst im Datenfeld 'Berechtigung' eine Zugangskennung eines Managers (siehe Karteikarte Grunddaten) eingeben. Diese Funktionen sind mit Vorsicht zu behandeln, da Sie sich hier den kompletten Datenbestand löschen können.

Datensicherung per Email an den BONit Support versenden:
Diese Funktion setzt voraus, dass Sie unter der Karteikarte "Email-Einstellungen" einen Email-Account angelegt haben. Damit wird eine Datensicherung durchgeführt und alle zur Auswertung benötigten Daten an den BONit Support geschickt. Bitte verwenden Sie diese Funktion nur wenn Sie vom Support dazu aufgefordert werden!

Reservierungen, Grundeinstellungen und Gästedatenbank löschen:
Damit löschen Sie die einzelnen Datenbanken separat.

Alle Daten löschen (Neu mit Assistent) stellt das System auf den Auslieferungszustand zurück. Ausnahmslos ALLE DATEN inkl. Grundeinstellungen werden gelöscht. Beim nächsten Start erscheint der Erstinstallationsassistent (siehe Installation).

Buchungsdaten löschen (Scharfschalten nach Probebetrieb) löscht alle Reservierungen, Buchungen und Rechnungen, jedoch keine Eintellungen oder Gästedaten. Beim nächsten Start werden Sie gefragt, ob Sie mit einer leeren oder einer Demo-Buchungsdatenbank beginnen möchten. Wählen Sie hier das, was Sie benötigen.

Dateisystem Ordner "Dokumentenablage" öffnen:
Zeigt den Inhalt der Dokumentenablage an. Dieser Inhalt kann gelöscht werden, wenn dieser nicht mehr benötigt wird. Der Ordner wird auch angezeigt wenn Sie eine der beiden vorigen Funktionen anwählen.

Datenbanken komprimieren und reparieren:
Damit wird der Umfang der Datenbank (so weit wie möglich) verkleinert und ggf. Datensatzfehler korrigiert (nur innerhalb der Datenbank - Datenträgerfehler können damit nicht repariert werden).

Karteikarte Email
Sie können für den Email-Versand aus BONit Hotel® Professionell & Web entweder einen externen Email-Clienten (z.B. Outlook) oder unseren integrierten Email-Clienten verwenden. Die Angaben sind Standard-Angaben zum Email-Account und sollten eigentlich selbsterklärend sein. Mit dem Button "Test-Email ..." können Sie eine Testmail an sich selbst senden. Wenn diese Funktioniert, dann haben Sie alles richtig eingestellt.

Wenn Sie den integrierten Clienten nicht verwenden, dann aktivieren sie die Option "Microsoft Outlook für den Email-Versand verwenden".

Im Feld "Outlook oder ähnliches Programm auswählen:" können Sie das Standard-Programm für die Taste "Outlook starten" am Belegungsplan ändern.

Karteikarte Texte:
Hier können Sie verschiedene wiederkehrende Bezeichnungen in der Software durch eigene Bezeichnungen ersetzen.

Wichtig:
Bitte ändern Sie diese Bezeichnungen keinesfalls im laufenden Betrieb. Sollte dies notwendig sein, dann unbedingt nur am Monatsende machen. Jedoch können Sie Umsatzberichte von Vormonaten nicht mehr ordnungsgemäß nachdrucken (Summen von Nächtigungen 10% werden bei "F&B 10%" angezeigt).